Правильная ссылка на эту страницу
http://az-design.ru/Projects/AzBook/AZMicro/AZMicroA1.shtml

Аналитический аппарат бухгалтерской программы

       Из чего состоит аналитический аппарат и что для этого нужно?
       В обычной хозяйственной деятельности предприятия происходит множество операций с различными покупателями, поставщиками, по договорам и контрактам, по различным видам продукции и товарам. Найти ошибку в расчетах с каким-нибудь продавцом или покупателем очень сложно если использовать весь журнал операций. Необходимо найти какую-то систему, которая позволяла бы отделить "мух от котлет"
       Для этого рассмотрим обычную хозяйственную сделку.
       Сделки между юридическими (и физическими) лицами бывают как правило двухсторонними (но бывают и многосторонние) и осуществляются на основе договоров или контрактов. Контракт определяет все условия сделки, и, следовательно, определяет налоги. Таким образом, если отделить в журнале операций записи относящиеся к конкретной сделке, то ее можно просчитать как изолированную хозяйственную деятельность с один контрактом. Следовательно, первый аналитический признак — "Контракт".
       В общем случае для производства какого-либо товара необходим поставщик, например, материала. А для того, чтобы предприятие получало прибыль, нужен покупатель, который за этот товар заплатит. Но, так как в один конкретный момент времени, по отдельной операции предприятие взаимодействует только с одним из них, то того и другого можно считать контрагентами или, если проще, партнерами. Операции журнала, выбранные по конкретному Партнеру, покажут все взаимоотношения с этим партнером, и главное — кто кому должен. Следовательно, второй аналитический признак — "Партнер".
       При выполнении сделки заказчику или покупателю передается какая-то продукция. С другой стороны именно по видам проукции устанавливаются льготы или какие-либо особые условия для хозяйствующих субъектов. Под видом продукции может пониматься какой-либо проект, по которому ведеться отдельный учет, чтобы понять насколько он рентабельный. Следовательно, третий аналитический признак — "Вид продукции".
       Перечисленные выше признаки являются основными, потому что они определяются внешними условиями, они взаимоувязаны с налогами и льготами. Однако для удобства анализа внутренней деятельности предприятия необходимо ввести еще несколько важных признаков.

"Товар"
       — даже если учет ведется не в торговой фирме, то все равно многие сущности удобно описывать как товар, потому что в смежных областях это является товаром. Например, в проекте АвтоЭксперт производился анализ ущерба, причиненного АМТС при дорожно-транспортном проишествии. Эксперт, анализируя ситуацию определяет, что какая-то деталь требует замены. Следовательно, он указывает на товар, который продается в торговой сети и имеет какую-то стоимость. Таким образом, введя признак "Товар" и соответствующую сущность, не только упрощается учет в программе, но и расширяется область применения программы. Она теперь может использоваться не только экспертами, но и ремонтными предприятиями, особенно теми, у которых есть собственные магазины запчастей.

"Объект учета"
       — в хозяйственной деятельности предприятия используются различные объекты учета — основные средства, нематериальные активы, материалы, малоценные предметы и др. Все они описываются похожим образом, но с некоторыми отличиями, которые необходимо изучать отдельно.

"Работник"
       — значительная часть операций связана с работниками предприятия. Это и начисление зарплаты, и подотчетные суммы, и анализ произведенной продукции и т.п. Для анализа этих операций введен этот признак.

       В принципе, вышеизложенное является анализом первого уровня. Многочисленные учебники по разработке БД на этом останавливаются. Но на самом деле не все из этих признаков являются сущностями. Поэтому необходимо найти реальные сущности, и уже отталкиваясь от них построить систему аналитических признаков, с необходимой степенью детализации и классификации.

Контракт
       На самом деле, контракт это вид документа, описывающий условия сделки. На предприятии существуют и другие документы. Соответственно правильный аналитический признак должен быть — "документ". Но в "Журнале операций" удобно указывать конечный документ — платежное поручение, счет, накладная и т.п. А для аналитики, например, при получении "Оборотной ведомости" удобно иметь признак "Контракт". Следовательно необходимо определить некоторую структуру, которая позволить по конкретному документу определить признак "Контракт". Как правило здесь на помощь приходят древовидные (иерархические) структуры, который позволяют выстроить классификацию документов и анализировать данные на различных уровнях.

Партнер
       Партнер может быть юридическим лицом или физическим лицом. Это сущности, которые описываются совершенно по разному. Значит этот признак разделяется на два.

Работник
       Работник — это вид физического лица, у которого есть некоторые договорные отношения с предприятием. Таким образом сущность будет "физическое лицо". А "работник" — это его свойство. Следовательно, нужна какая-то структура, которая выделяет работников из всех физических лиц.

Вид продукции
       С одной стороны, этот признак необходим для анализа. С другой стороны, каждый раз при вводе платежки искать к какому проекту относиться эта запись весьма затруднительно. Чаще для анализа используется "Товар", как сущность, которая передается заказчику. Тем более, что в качестве товаров могут выступать услуги и продукция. "Товар" является чистой сущностью, а "Вид продукции" по все видимости нет. Если необходим анализ по проектам, то скорее всего нужна какая-то ветка в "Документ". В общем вместо ответов остались одни вопросы.

Другие объекты учета
       Кроме того на предприятии есть и другие объекты учета — "Основные средства", "Материалы", "Ценные бумаги" и др. Как их определять и как с ними работать необходимо исследовать в каждом конкретном случае.

       Также необходимы другие сущности, которые помогают вышеперечисленным в определении свойств. Например, как у физического лица, так и у юридического лица есть адрес, сущность которого должна быть описана в БД. Предприятие работает по безналичному расчету, следовательно, необходимо как-то описать счета в банках — как свои, так и партнеров.
       Второй, не менее важный вопрос как организовать эти аналитические признаки?
       Если вспомнить как велся аналитический учет при бумажном бухгалтерском учете, особенно на достаточно большом предприятии, где несколько бухгалтеров? Для каждого счета заводилась специальная картотека, в которой учитывались операции по каждому контрагенту. Совершенно естественно, что номер карточки по одному и тому же контрагенту на счете 60 мог не совпадать, и, как правило, не совпадал с номером карточки по счету 62. А случаи, когда один и тот контрагент по одному контракту является поставщиком, а по другому покупателем отследить, хоть и можно, но проблематично.
       Вспомните знаменитые конто и субконто в 1С-Бухгалтерии – это точная копия бумажной бухгалтерии. Если говорить кратко, то и бумажная бухгалтерия, и 1С-Бухгалтерия прилагают аналитические признаки к точкам (счетам). Если мы захотим получить все записи из журнала операций, соответствующие контрагенту А, то нужно указать номер карточки, соответствующий этому контрагенту для всех счетов, используемых в журнале операций, или выбрать записи только по одному счету. При этом невозможно, например, выбрать все операции связанные с конкретным контрактом или оборотную ведомость по этому контракту, просто потому что у одного или нескольких счетов этот контрагент не был указан. Следовательно мы не можем сказать замкнулась ли схема учета, или какая-то часть денег осталась неучтенной.
       В программе АзБука аналитические признаки применяются не к счету (т.е. к точке), а к хозяйственной операции, т.е. стрелке. (см. "Основы бухгалтерского учета") Что для этого нужно? Немного – перенести определение аналитических признаков из плана счетов в журнал операций. Тогда каждая запись в журнале операций будет содержать полный комплект аналитических признаков. Такой ситуации, когда один счет имеет субконто, а другой не имеет, не может быть по определению. И для бухгалтера более естественно относить к конкретному контракту (например) целиком операцию, а не отдельный счет.

       Теперь для любого вида отчета с любой аналитикой необходимо сделать два простых действия:
       1) Выбрать из журнала операций записи, имеющие соответствующий аналитический признак (или любую комбинацию аналитических признаков);
       2) К получившемуся временному журналу операций применить любой из известных отчетов – оборотную ведомость, журнал по счету, сводную ведомость и т.д.

       Осталось только разработать универсальную (или специально для конкретного предприятия) систему аналитических признаков и весь учет будет как на ладони.

Архангельский Андрей




<<< Пред. Оглавление
Начало раздела
След. >>>

Дата последнего изменения:
Thursday, 21-Aug-2014 09:10:56 MSK


Постоянный адрес статьи:
http://az-design.ru/Projects/AzBook/AZMicro/AZMicroA1.shtml